一、“五常管理法”的基礎概念

五常法源于五個日本字(Seiri意為整理,Seiton意為整頓，Seiso意為清掃,Seiketsu意為清潔,Shitsuke意為修養),全部是“S”帶頭的字，所以它也稱為5-S。1994年香港人何廣明教授始創的概念--五常法。何廣明教授在日本研究優秀企業的時候，發現5-S在其中所起的巨大作用。1994年，他整理出了基于5-S的優質管理方法，那就是五常法，即“常組織”、“常整頓”、“常清潔”、“常規范”、“常自律”，它是一個由內向外，由人到物、由軟件到硬件、由理論到實踐、由制度到流程、由考評到自省的完整的管理體系。

五常法是用來維持品質環境的一種有效技術，是一種能協助企業建立持續改善文化及良好品質環境的技術，是一種低成本管理方法；能有效幫助企業資源增值、開源節流，更能改善企業產品及服務的安全（S）、衛生（H）、品質（Q）、效率（P）、形象（I）及競爭力；不單可改善工作環境，更可改善人的思考過程、令人養成良好的自律性。

五常管理法的中、英名詞和內容

英文 中文 內容

Structurise 常組織 拋掉不需要東西或回倉和制度工作計劃表等

Systematise 常整頓 所有東西都有名和家、30秒內就可找到

Sanitise 常清潔 個人清潔責任的劃分及認同和環境整潔等

Standardise 常規范 安全、衛生、服務、菜品標準、設備操作等

Self-discipline 常自律 履行個人職責 (包括優良環境、問責、守時和遵守專業守則工作等)

1、常組織

常組織的涵義是 : 判斷出完成工作所必需的物品并把它與非必需的物品分開 ; 將必需品的數量降低到最低程度并把它放在一個方便的地方。

在以往的年代，土地貧脊，貨物的供應自然不夠充分。即使是最小的物品，人們也會將它保留。因為人們覺得扔掉它是一種浪費。然而今天貨物的供應充足、服務及信息多采多姿。把這些物品進行挑揀分類幾乎變成了一種藝術。單以信息來說，現在已有一種叫做信息管理的全新職業。該種職業的工作范圍只負責把信息進行挑揀和分類，然后再進行組織。保存物品和扔掉物品同樣重要。最重要的是要知道哪些物品該扔掉，哪些物品應該保存，以及怎樣恰當地保存以便將來很容易就能找到。

分層管理

常組織的藝術就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性再減少不必要的積壓物品。這就是「KISS」 原則 (Keep It Short Ａnd Simple) 。同時，分層管理還可確保必要的物品就在手頭從而獲得最高的工作效率。所以，良好分層管理的關鍵就是有能力判斷物品的使用頻率及有能力確保把物品放在恰當的地方。決定哪些物品你確實不需要而將之放在遠處與決定哪些物品你確實需要它們放在身邊同等重要。

對常組織活動的總結見圖

使用程度 必需的程度（使用頻率） 保存方法（分層管理）

低 1. 過去一年都沒有使用的物品 拋掉或回倉

2. 在過去的七至十二個月中，使用過的物品 把它保存在比較遠的地方

中 3. 在過去一至六個月中，使用過的物品 把它保存在工作區域的中間部份

高 4. 每天至每月都要使用過的物品 把它保存在工作現場附近

5. 每小時都要使用的物品 隨身攜帶

2、常整頓 

常整頓是研究提高效率方面的學科，旨在研究你多快就可以取得物品，以及要多久才可以把它儲好。任意決定物品的存放并不會使你的工作速度加快。相反，你必須思考分析為什么拿出物品和把它儲放好需要這么久。對人們經常使用的物品和很少使用的物品都必須作這方面的思考。你必須設計一套人人都能理解的系統。達到常整頓有四個步驟: 分析現狀、物品分類、儲存方法、切實執行

3、常清潔

「每人都應該清潔地方」 － 常清潔應該由整個機構所有成員，上至執行董事，下至清潔工，一起來完成。如果在新年來臨之前，你做完每年一次的歲末大清掃，你頭腦中也會有一種新鮮、清潔的感覺。

甚至有些公司已經采取措施逐步在工作區、休息區建立了小花園，因為衛生區域的范圍已經超出了辦公室而擴充到了周圍環境。常清潔的格言如下:

我不會使物品變臟

我不會隨地倒水

我不會隨地亂掉物品

我會馬上清理物品

我會把掉下來的標示再貼上 

4、常規范

常規范就是連續地、反復不斷地堅持常組織、常整頓和常清潔活動。確切而言，常規范活動還包括利用創意和，「全面視覺管理法」 從而獲得和堅持規范化的條件從而提高辦事效率。 

視覺管理

最近，視覺管理作為一種有效的持續改進手段而格外注目。視覺管理已經廣泛應用于生產、質量、安全以及對顧客服務上。色彩形象的管理近來也引起了人們極大的關注。色彩形象的管理不僅僅是創造出一些顏色代號，而且是為了創造出一個輕松愉快的工作環境�，F在，越來越多的人之所以喜歡白色和淺顏色的衣服，是因為這些衣服可以馬上顯示出落在其上面的物。這也就是說，這些衣服可以充當顯示環境清潔程度的指針和突出要進行清潔工作的必要。視覺管理其中一個有效方法就是張貼合適的標簽。

5、常自律 

常自律就是向每一個人灌輸按照規定方式做事的能力。此處所強調的是創造一個具有良好習慣的工作場所。教導每個人做事的方式并讓他們付諸實踐，那么我們就可以拋棄壞的習慣而養成良好的習慣。此過程有助于人們養成制定和遵守規章制度的習慣。 

遵守紀律是促成順暢生活的基本工具。 

常自律比紀律更重要而且要求更高，如果某人是迫于遵守某種紀律而做某事的話，那么下一次他未必會自動做同一樣的事；然而，自律則能保證日常工作的連續性。

二、“五常管理法”的分析

（一） 常組織

1、分層管理 

①將物品分類，決定「需要」及「不需要」的物品 

②將同類文件和用品歸一集中存放及處理 

③應用單一便是最好的原則 

④減省無謂的消耗 

2、區別「需要」(Need) 與「想要」(Want) 

①「需要」乃客觀上要保留 ; 「想要」乃主觀上想保留 

②設定準則，將常用的物品放在容易取到的地方 

③把不常用的物品分類 

3、單一便是最好 (One is Best) 

①一天工作計劃表和排序 

②一套文具 /工具/一頁紙的表格 

③一小時會議 

④一站顧客服務 

⑤一個文件或物料集中存放 (包括電腦Server檔案) 

（二）常整頓 

1、分析現狀 

①通常 30秒內找不到用品的原因 

②不知存放在哪里 

③重復往返、附件不全 

④很難取出、需要修理 

2、 物品分類 

①決定物品屬于那一類 

②將同類物品放在一起 

③使用相同顏色的標簽 

④列明物品的名稱及數量 

3、儲存方法 

①有名有家 : 每件物品都有一個名稱和一個存放地點 

②容易辨認 : 有箭頭標示，有燈光引路 

③常用物品要容易拿到 

④安全儲存 : 重物放在底層 

⑤高度考慮 : 最方便的高度是由肩膀到膝蓋 

4、切實執行 ( 貫徹儲存原則 ) 

①將工作范圍劃分區域 

②訂明每個分區位置的負責人 

③保持物品最低儲存水平 

④訂立先進先出的安排

⑤標明誰人正在使用借出物品及何時會歸還 

（三）常清潔 

1、責任劃分 

①整理自己的工作地點 

②清潔自己工作地方 

③保持地方整潔是每個員工的責任 

2、處理小問題 

①水管滴水 / 油漆剝落 

②設備積塵 

③電線松落及物品藏污 

3、使清潔和檢查更容易 

①清掃隱蔽地方 

②將物品離地放置 

③經常清洗過濾網 

（四）常規范 

1、視覺管理 

①張貼明顯的標簽 

②用不同顏色表明物品的種類及名稱 

③設立不同部門的標志及顏色標準 

④使用安全標記以提醒安全問題 

⑤采用位置標記以標明物品存放的地方及方向 

2、增加透明度 

①除去不必要的柜門或棌用玻璃門 

②使物品的擺放方式更容易看透 

③用相片標示柜內物品擺放方式 

④將電掣加上開關標記，指示電源的開關 

（五）常自律 

1、以身作則 

①管理層身體力行，指導及實踐五常 

②履行個人職責，遵守專業守則工作 

2、團隊精神 

①互相合作，互相提示 

②多作鼓勵，加強正面訊息 

3、持之以恒